Навыки закупок | 7 дополнительных советов по поиску покупок!

Запрос котировок — это то, что мы обычно называем RFQ (Запрос котировок). Запрос предложений подходит для продуктов или услуг с едиными спецификациями и стандартами, достаточным количеством спотовых поставок и небольшими изменениями цен.

Запрос кажется простым, как будто вам нужно только найти поставщика, который сможет предложить цену. Фактически, многие методы можно использовать более глубоко, чтобы провести качественную работу по исследованию и сравнению.

1. Четко определите требования

Основой котировок поставщиков является спрос клиентов. Чтобы все поставщики, участвующие в предложении, имели четкое и последовательное представление о продуктах или услугах, которые мы хотим приобрести, необходимо четко определить приобретаемые продукты в форме запроса. Чем более конкретно описан спрос, тем точнее цена будет указана поставщиком.

• Для приобретения товара необходимо предоставить поставщику конкретную модель и требования к спецификации. Помимо необходимого описания товара, необходимо также включить необходимые количественные показатели (например, при покупке компьютера необходимо указать процессор, жесткий диск, память, размер экрана и т. д. все параметры).
• Чтобы приобрести услугу, необходимо четко указать содержание услуги и работы, которые поставщик должен предоставить в ТЗ, и попытаться количественно оценить результаты на каждом этапе (например, когда и где предоставлять какие результаты, как оценить результаты). результаты как квалифицированные или нет и т. д.).
• Кроме того, также необходимо определить приемлемые методы и критерии приемки продукции или услуги, чтобы поставщики могли понять качество продукции или услуги.

2. Создайте шаблон формы запроса.

Ключом к исследованию и сравнению является то, как сравнивать Apple с Apple. Расследование должно гарантировать, что все поставщики предоставляют последовательные результаты и условия, обеспечивающие честность и справедливость. Чтобы обеспечить сопоставимость и облегчить обобщение и сравнение предложений поставщиков, покупателям лучше разработать свои собственные шаблоны форм запроса, а не позволять поставщикам составлять предложения в соответствии с их собственными привычками и форматами.

На видном месте листа запроса должны быть указаны все условия сделки, влияющие на цену, такие как дата поставки, место доставки, условия поставки, разделение ее на партии, условия оплаты, валюта котировки и т. д.

3. Попросите поставщика детализировать предложение.

При составлении опросного листа постарайтесь подробно разбить предложение, чтобы отразить структуру затрат поставщика. В зависимости от различных приобретенных продуктов их можно разбить на сырье, вспомогательные материалы, плату за обработку, фрахт или различные модули или отдельные элементы, составляющие единое целое.

Преимущество декомпозиции предложения состоит в том, что покупатель может выяснить, какие статьи затрат у разных поставщиков различаются, чтобы проанализировать, есть ли еще возможности для переговоров с поставщиком о снижении затрат. Например, при сравнении цен на рабочую одежду покупатель обнаружил, что цена на молнию определенной марки, указанная определенным поставщиком, была значительно ниже, чем у других поставщиков. После общения выяснилось, что этот поставщик является агентом бренда первого уровня, поэтому он может получить более низкие цены со скидкой. Затем покупатель провел переговоры с этим поставщиком и попросил этого поставщика согласиться на поставку застежек-молний другим совместно выбранным производителям без повышения цены, обеспечив тем самым снижение затрат на закупки. Такого рода переговоры, основанные на структуре затрат, являются беспроигрышной ситуацией, а не просто выжиманием прибыли поставщиков, поставщики более охотно соглашаются.

4. Найдите поставщиков для запроса.

Запрос лучше всего проводить среди поставщиков в системе закупок компании. Предпочтение отдается поставщикам, с которыми мы сотрудничаем, поскольку они давно обслуживают клиентов и имеют четкое представление о требованиях клиента к качеству и доставке. Эффективность запроса и предложения выше.

Иногда в базе данных поставщиков компании недостаточно существующих поставщиков для удовлетворения требований или для проверки конкурентоспособности сотрудничающих в настоящее время поставщиков на рынке можно привлечь 1-2 новых поставщиков для участия в сравнении цен. В настоящее время следует отметить, что новый поставщик может не до конца понимать требования и привычки закупочной организации. Необходимо выделить время, чтобы представить предысторию проекта и ответить на вопросы новому поставщику, чтобы гарантировать, что предложение нового поставщика основано на том же понимании, что и старый поставщик.

5. При необходимости сделайте два раунда котировок.

Иногда покупатели могут не иметь четкого представления о своих потребностях или не могут за короткий период времени понять методы ценообразования и структуру цен различных поставщиков. В этом случае для понимания основного метода ценообразования поставщика можно использовать серию неофициальных котировок. После анализа и исследования первого раунда предложений в сочетании с собственными потребностями разработайте собственный опросный лист. Во втором раунде котировок поставщики с недостаточной искренностью или недостаточными профессиональными способностями в первом раунде могут быть исключены для повышения эффективности запроса.

6. Краткое предложение

• Преимущество использования таблицы Excel для создания опросного листа заключается в том, что предложение интуитивно понятно. Если поставщик сообщает не обо всех позициях, покупателю удобно попросить поставщика своевременно уточнить предложение.
• Еще одним преимуществом использования котировок Excel является удобство суммирования котировок. После получения предложений всех поставщиков, поскольку формат предложений каждого поставщика является единым, достаточно просто скопировать и вставить, предложения нескольких поставщиков можно свести в одну форму.
• Если данные о ценах более сложные, используйте мощную функцию диаграмм Excel, а также гистограмму и диаграмму тенденций, чтобы сделать сравнение цен более интуитивным.

7. Образец оценки

Для закупки по запросу не обязательно выбирать поставщика с наименьшей ценой. Оценка поставщика также зависит от других аспектов возможностей поставщика, таких как качество образцов и удовлетворенность сроками поставки. Поэтому указание в форме запроса, что «цена не является единственным фактором при выборе поставщика, закупщики будут всесторонне оценивать качество продукции, дату поставки, условия оплаты и т. д. при выборе поставщиков» также является эффективным способом защиты закупок.