Apa yang harus Anda lakukan jika produk mengalami masalah kualitas sebelum pengiriman?

Selama ada aktivitas penjualan, maka ada kebutuhan purna jual yang harus diselesaikan.

Jadi ketika laporan inspeksi pra-pengiriman menunjukkan adanya masalah kualitas, bagaimana kita harus berkomunikasi dengan pemasok tentang masalah kualitas tersebut?

 Definisi masalah kualitas

Kualitas produk dapat dibedakan menjadi kualitas intrinsik dan kualitas penampilan. Isi yang dibahas adalah:

prestasi

kehidupan

keselamatan

keandalan

Ekonomi

pemodelan

Warna

Finish

Paket

Saran 1 untuk mengatasi masalah kualitas: Dengan enggan menerima, tetapi menandatangani Surat Konfirmasi Masalah dengan pemasok.

Prinsip konsesi pertama adalah bahwa produk itu sendiri tidak memiliki bahaya kualitas yang besar, dan kualitas pada dasarnya dapat memenuhi persyaratan pelanggan. Secara umum, persyaratan kualitas kami terhadap pemasok seringkali lebih tinggi daripada persyaratan pelanggan.

Berbagi pengalaman:

Saat Luca menjadi pembeli, terkadang dia menerima Laporan Kualitas Tidak Normal dari departemen kualitas. Jika ada konsesi, dia akan mengirimkan pemberitahuan melalui faks ke pemasok terkait.

Isi umum pemberitahuan tersebut adalah sebagai berikut: XX produk pesanan XX perusahaan Anda diperiksa oleh departemen QC kami sebagai tidak memenuhi syarat. Namun karena ketatnya waktu pengiriman, perusahaan kami kini mengalah untuk menerima barang dalam jumlah banyak ini. Jika barang kemudian dikeluhkan atau diklaim oleh pelanggan, perusahaan Anda akan menanggung semua tanggung jawab.

Kemudian lampirkan Laporan Mutu Tidak Normal, minta pemasok menandatanganinya. Dengan cara ini, meskipun ada keluhan atau klaim pelanggan di kemudian hari, pemasok tetap bertanggung jawab.

Saran 2 untuk memecahkan masalah kualitas: penurunan harga

Ketika terjadi masalah, berikan terlebih dahulu penjelasan detail mengenai keadaan sebenarnya dengan pelanggan. Yang terbaik adalah mengirimkan sampel produksi ke pelanggan untuk konfirmasi. Berkomunikasi dengan pemasok tentang penurunan harga setelah pelanggan memastikan bahwa standar sampel produksi dapat diterima,

Saya pernah mengalami situasi ini. Terjadi masalah kualitas pada pesanan yang harus segera dikirimkan, namun masalah tersebut tidak mempengaruhi fungsi produk. Saya meminta pihak pabrik untuk tidak mengirimkannya terlebih dahulu, karena kualitasnya mungkin tidak dapat diterima oleh pelanggan. Kemudian segera berkomunikasi dengan pelanggan dan pelanggan mengusulkan jika harga diturunkan 15% dia akan menerima barang tersebut. Kemudian saya pergi bernegosiasi dengan pabrik, dan akhirnya pabrik setuju.

Untuk produk yang dapat diterima pelanggan melalui penurunan harga, pastikan untuk memberi tahu pemasok tentang risiko yang mungkin timbul dari masalah tersebut setelah pengiriman saat berkomunikasi dengan pabrik. Pabrik mengetahui bahwa produknya tidak standar dan wajar jika pelanggan tidak menerimanya. Kami membantu mereka menangani barang dengan menurunkan harga.

Saran 3 untuk memecahkan masalah kualitas: Pengerjaan ulang

Pabrik akan mengerjakan ulang produk yang tidak memenuhi syarat dalam waktu tercepat.

Jika keterlambatan menyebabkan pelanggan kehilangan waktu penjualan terbaik, maka perlu berkomunikasi dengan pemasok mengenai klaim tersebut (disarankan untuk menuliskan standar kompensasi dalam Kontrak Pembelian).

Pengembalian pengerjaan ulang adalah solusi paling umum untuk masalah kualitas pesanan, namun sering kali memerlukan banyak waktu. Perlu memberi tahu pabrik tentang waktu pengiriman terbaru tepat waktu, dan mendesak mereka untuk menyelesaikannya tepat waktu.          

Saran 4 untuk mengatasi masalah kualitas: Batalkan pesanan

Sebelum pengiriman, jika kualitas produk ditemukan tidak memenuhi syarat pada saat pemeriksaan, Anda dapat segera menghubungi pemasok untuk meminta pembatalan pesanan ini dan meminta ganti rugi atas kerugian yang timbul akibat pembatalan pesanan.

Ada pepatah di industri perdagangan luar negeri: “Masalah yang bisa diselesaikan di dalam negeri bukanlah masalah besar.” Oleh karena itu, masalah kualitas apa pun yang mungkin terjadi sebelum pengiriman harus diatasi terlebih dahulu untuk menghindari kerugian yang lebih besar setelah pengiriman ke luar negeri.