Tantangan terbesar yang dihadapi manajer pembelian: keseimbangan antara kualitas dan biaya

Saat ini, biaya kualitas pengadaan di industri elektronik jauh lebih dari itu. Hal ini mencakup kerugian terkait yang disebabkan oleh risiko apa pun (risiko pengiriman, risiko keuangan, dll.) dalam proses pengadaan dan investasi awal untuk menghindari risiko-risiko tersebut. Biaya kualitas telah menjadi indeks evaluasi penting bagi semakin banyak perusahaan dalam manajemen pemasok.

Dalam proses pengoperasian sebenarnya, terdapat kontradiksi antara kualitas dan biaya: pembeli berharap dapat menurunkan harga pembelian sebanyak mungkin sambil memenuhi persyaratan kualitas. Namun, pengurangan biaya pengadaan secara membabi buta telah menyebabkan pemasok memilih bahan baku berkualitas buruk, sering terjadi masalah kualitas, dan harga naik. Sebaliknya, ketika pembeli meminta untuk meningkatkan kualitas produk, pembeli dihadapkan pada permintaan pemasok untuk menambah jumlahnya. Bagaimana menyeimbangkan hubungan antara biaya dan kualitas dalam pembelian serta bagaimana mengelola biaya kualitas dalam pembelian telah menjadi tantangan bagi manajer pembelian.

Masalah kualitas dalam pengadaan logistik

Masalah kualitas proses pengadaan terutama berasal dari dua aspek: masalah kualitas bahan baku dan masalah kualitas pemasok.

Kualitas bahan baku terutama tercermin pada kualitas produk dan pengiriman.

Masalah kualitas bahan baku diwujudkan dalam:

Kualitas bahan baku yang dibeli lebih rendah, dan indikator kinerja tertentu tidak dapat memenuhi spesifikasi pembeli.

Karena perubahan persyaratan pengadaan oleh pelanggan atau pembeli, komponen yang ada tidak dapat memenuhi standar kualitas yang baru.

Dalam hal pengiriman produk, masalah kualitas diwujudkan dalam:

Kerusakan produk, rusaknya kemasan bahan masuk, rusak atau hilangnya bahan masuk, kesalahan pengiriman barang, dan tercampurnya kemasan bahan masuk terjadi selama pengangkutan.

Masalah kualitas pemasok terutama mencakup tiga aspek:

⑴. Pengoperasian pemasok yang buruk menyebabkan kualitas pasokan dan waktu pengiriman tidak stabil;

⑵. Investor atau mitra pemasok mengubah arah investasi, sehingga mengakibatkan perubahan produksi atau penarikan diri dari pembuatan bahan baku yang dibutuhkan pembeli;

⑶. Kegagalan finansial pemasok menyebabkan kebangkrutan.

Ketika jenis masalah di atas terjadi, pembeli harus segera mengambil tindakan untuk menangani dan memperbaiki berbagai biaya yang timbul, seperti biaya analisis dan pemeriksaan produk yang tidak sesuai, biaya transportasi pengembalian dan penukaran, dan penggunaan produk. produk alternatif lain atau Peningkatan pengeluaran yang disebabkan oleh penggantian pemasok, biaya menghubungi dan bernegosiasi dengan pemasok atau mengirim personel ke lokasi produksi pemasok untuk menyelidiki dan mengawasi, dan hilangnya penangguhan produksi yang disebabkan oleh kualitas yang buruk semuanya biaya kualitas.

Enam langkah untuk mencegah masalah kualitas

Kerugian yang disebabkan oleh kualitas yang buruk sungguh luar biasa. Setelah masalah terjadi, pembeli perlu menginvestasikan banyak tenaga dan biaya untuk menyelesaikan masalah tersebut. Meskipun belum terlambat untuk memperbaikinya, jika kita dapat mengelola kualitas dengan gagasan “melakukan sesuatu dengan benar sejak awal” dan mencegah masalah, akan lebih bermanfaat jika kita menyeimbangkan hubungan antara kualitas dan biaya.

Bagaimana mencegah masalah kualitas dalam pengadaan, enam langkah yang sangat berguna:

1. Membentuk organisasi dengan pembagian kerja yang jelas

Saat ini, semakin banyak perusahaan OEM berskala besar yang memisahkan fungsi pengembangan pemasok dan manajemen pemasok dari manajemen pengadaan, membentuk departemen pengembangan sumber daya dan manajemen sumber daya independen, dan menyiapkan personel khusus untuk mengelola kualitas pemasok. Manajemen kualitas pemasok mencakup pengelolaan berbagai indikator seperti kualitas bahan baku, biaya, tanggal pengiriman, dan Layanan terkait kinerja pemasok. Pembagian kerja yang jelas membawa tanggung jawab yang jelas: insinyur pengembangan pemasok bertanggung jawab atas penilaian awal terhadap kesesuaian produk pemasok serta kemampuan teknis dan teknologi; insinyur kualitas pemasok akan menggunakan berbagai alat sistem untuk mengevaluasi kinerja kualitas pemasok selama proses produksi Manajemen yang efektif dan evaluasi rutin. Struktur manajemen seperti itu secara efektif mengendalikan dan mencegah terjadinya risiko kualitas pengadaan.

2. Menerapkan prosedur sertifikasi pemasok yang jelas

Audit dan sertifikasi yang cermat terhadap calon pemasok adalah cara terbaik untuk memahami kemampuan pemasok sepenuhnya. Melalui inspeksi di lokasi pemasok, pembeli dapat sepenuhnya memahami status produksi dan operasi pemasok, tingkat teknis, kemampuan penelitian dan pengembangan, sistem manajemen dan tingkat informasi, yang menjadi dasar untuk menghindari risiko pengadaan. Lebih banyak pengadaan barang kering fokus pada konten tinjauan akun publik WeChat terhadap praktisi pengadaan, termasuk sistem sertifikasi mutu, kemampuan peralatan dan proses, kemampuan penelitian dan pengembangan, proses produksi dan pengendalian proses, kemampuan produksi dan saturasi produksi, status keuangan, manajemen pesanan , manajemen pelanggan dan Layanan pelanggan, manajemen bahan baku, kualitas staf, dan tindakan perlindungan lingkungan, dll.

3. Evaluasi kinerja pemasok secara berkala.

Evaluasi rutin terhadap pemasok dapat memungkinkan pembeli untuk segera memahami dan memahami perubahan di seluruh aspek pemasok sehingga mereka dapat membuat kesimpulan ilmiah tentang kemampuan teknis, kemampuan manajemen, kemampuan pasokan, dan berbagai risikonya. Indikator evaluasi utama meliputi kemampuan pasokan, kemampuan internasionalisasi/lokalisasi, kemampuan penelitian dan pengembangan dan inovasi, inisiatif dan fleksibilitas, kemampuan informasi, kinerja kualitas, kinerja transportasi, keunggulan pergudangan, kinerja layanan, metode harga, dan keunggulan finansial, keuntungan dan perputaran persediaan. tingkat dan potensi risiko.

4. Menetapkan standar kualitas yang jelas dan segera mengkomunikasikannya kepada pemasok

Persyaratan yang tepat adalah kunci untuk berkomunikasi dengan pemasok. Dalam banyak kasus, standar yang tidak jelas merupakan penyebab utama masalah kualitas komponen, yang mengakibatkan peningkatan biaya modifikasi/pembaruan dan keterlambatan pengiriman.

5. Membantu pemasok dalam meningkatkan kualitas produk

Dalam banyak kasus, pembeli mengirimkan petugas kendali mutu atau teknis untuk mendiskusikan cara meningkatkan kualitas produk dengan pemasok, yang secara efektif dapat meningkatkan efisiensi peningkatan kualitas. Meskipun pendekatan ini menambah sejumlah biaya di permukaan, pendekatan ini mempercepat pengembangan kualitas produk dan mengurangi biaya kualitas perusahaan secara keseluruhan.

6. Meningkatkan kualitas staf pengadaan

Tim pengadaan yang berkualitas tinggi dapat membuat manajemen pasokan menjadi sangat efisien dan menilai serta mencegah risiko pengadaan secara ilmiah sambil mengupayakan pengurangan biaya. Keterampilan komunikasi yang baik, pemahaman terhadap pasar bahan mentah, dan sensitivitas pasar menentukan apakah personel pengadaan dapat secara efektif mengendalikan terjadinya risiko. Untuk mencapai pengurangan biaya, beberapa personel pengadaan tidak melakukan analisis serius terhadap biaya yang ada, namun malah menekan harga pemasok secara membabi buta, seringkali memaksa pemasok untuk memilih bahan berbiaya rendah yang tidak memenuhi standar produksi, atau mengurangi kualitas produksi. proses Standar pengendalian telah mengakibatkan seringnya terjadi kecelakaan kualitas, yang membuat biaya pembeli untuk mengatasi masalah kualitas jauh lebih besar daripada penghematan biaya yang diakibatkan oleh penurunan harga bahan mentah. Oleh karena itu, pembinaan dan peningkatan kualitas personel pengadaan serta pembentukan tim pengadaan yang efisien sangatlah penting.

Metode analisis empat kuadran menyeimbangkan kualitas dan biaya.

Bisakah peningkatan kualitas dan pengurangan biaya diseimbangkan? Analisis empat kuadran adalah alat yang berguna. Produk pemasok dibagi menjadi empat jenis menurut dua faktor kualitas dan biaya, dan tindakan terkait diambil untuk berbagai jenis pemasok.

Pertama, kualitas produknya bagus, tapi biayanya mahal. Pemasok semacam itu sering kali menguasai teknologi inti tertentu atau berada dalam posisi terdepan di pasar. Jika pembeli ingin mendapatkan harga yang wajar, pembeli harus menganalisis struktur biayanya dengan cermat dan menerapkan metode negosiasi untuk mengupayakan pengurangan biaya. Dalam hal ini, persiapan sebelum negosiasi sangatlah penting, hal ini dapat membantu pembeli mengambil inisiatif dalam konsultasi.

Kedua, kualitas produknya bagus, dan biayanya juga memuaskan. Ini adalah pemasok yang pembelinya harus bekerja keras untuk memelihara dan melakukan komunikasi dan evaluasi rutin dengannya, dan secara tepat mengadopsi beberapa langkah insentif atau menjalin kemitraan strategis jangka panjang dengannya untuk mempertahankan kinerja yang sangat baik.

Ketiga, kualitas produknya kurang bagus, tapi biayanya memuaskan. Pembeli harus menganalisis pemasok jenis ini. Misalkan masalah kualitas produk disebabkan oleh faktor-faktor yang dapat diperbaiki (seperti aliran proses yang tidak masuk akal, catatan kualitas yang tidak sempurna, dll.). Dalam hal ini, pembeli dapat bekerja sama dengan pemasok untuk mengatasi masalah tersebut dan mencoba menemukan cara terbaik untuk memperbaikinya tanpa menambah biaya. Jika kualitas tidak dapat disesuaikan setelah kerja keras atau disebabkan oleh faktor-faktor yang tidak dapat dikembangkan, maka pembeli sebaiknya mulai mengganti pemasok.

Keempat, kualitas produknya kurang bagus, dan biayanya mahal. Pembeli harus segera mulai mencari pemasok alternatif pengganti. Jika tidak, perusahaan akan terpaksa mengeluarkan banyak biaya tambahan.

Selain metode analisis empat kuadran, terdapat juga beberapa alat yang umum digunakan seperti metode analisis diagram tulang ikan dan metode analisis kuantitatif yang secara efektif dapat membantu pembeli menelusuri sumbernya dan menemukan tindakan pencegahan terbaik untuk menyeimbangkan kualitas dan biaya. Namun, penghitungan biaya kualitas bukanlah tugas yang mudah. Bagaimana mengukur secara ilmiah investasi manajemen biaya kualitas masih menjadi titik sulit dalam proses manajemen pengadaan logistik.