Bagaimana cara mencegah penundaan dari pemasok Tiongkok?

Dalam industri manufaktur Tiongkok, banyak hal yang tidak dapat diungkapkan dengan akal sehat.

Jika Anda pernah membeli dari Tiongkok, Anda akan menemukan bahwa sebagian besar pemasok tidak dapat mengirimkan sesuai waktu pengiriman yang dijanjikan. Dan mereka akan memberi tahu Anda banyak alasan. Misalnya peralatan rusak, tenaga kerja tidak mencukupi, atau kesulitan produksi tidak diantisipasi dan sebagainya.

Kami berada jauh dari rumah dan mungkin tidak dapat mengatakan kebenaran tentang apa yang dikatakan pemasok. Lalu apa yang harus kita lakukan untuk menghindari terjadinya keterlambatan pengiriman?

Bagaimana cara pabrik menjadwalkan pesanan?

Berikan perhatian yang tinggi kepada pembeli yang kuat

Dalam produksi, pabrik-pabrik di Tiongkok sering menghadapi situasi di mana setiap penjual mengatakan pesanannya mendesak. Mengapa demikian? Hal ini sangat dimengerti. Jika pesanan Anda tidak terburu-buru, bengkel akan mengatur agar pesanan Anda diproduksi di belakang pesanan lain, dan penjual lain akan meletakkan pesanan Anda di depan pesanan Anda ketika mereka menerima pesanan baru.

Oleh karena itu, banyak perusahaan akan mengambil metode penjadwalan pesanan seperti itu. Jumlah pesanan semua pelanggan pada tahun lalu, jumlah pesanan pelanggan, dan harga satuan pelanggan rata-rata dari setiap spesifikasi dan variasi dalam setiap pesanan diekstraksi, dan pelanggan dibagi menjadi tiga kategori: A, B, dan C. Menurut klasifikasi pelanggan, penjual akan menandai klasifikasi pada pesanan.

Dalam kasus yang sama, pabrik akan memprioritaskan pesanan pelanggan Kelas A, dan pesanan pelanggan Kelas C akan ditempatkan terakhir. Tentu saja, jika Anda adalah calon pelanggan baru, pabrik juga akan mengevaluasi Anda dan memutuskan apakah akan memprioritaskan pesanan Anda.

Jadi, hal cerdas yang harus dilakukan adalah membiarkan pemasok melihat Anda sebagai pelanggan potensial. Anda dapat memberi tahu vendor tentang rencana pemasaran Anda, memberi tahu pelanggan jumlah pesanan Anda berikutnya, dan seterusnya untuk menarik perhatian pelanggan.

Pisahkan kategori produk

Ini juga merupakan salah satu metode penjadwalan yang paling umum di pabrik.

Berdasarkan bahan, proses dan biaya, buatlah model A untuk mengklasifikasikan berbagai spesifikasi dan varietas perusahaan saat ini, yang juga dibagi menjadi A, B dan C.

Dalam proses produksinya, pabrik akan menyatukan produk dengan teknologi dan bahan yang sama untuk mencapai efek skala, menghemat perbedaan waktu pemrosesan, dan meningkatkan efisiensi kerja para pekerja.

Dengan adanya klasifikasi maka perencana produksi tidak perlu lagi menjadwalkan produksi berdasarkan pengalaman, melainkan sesuai klasifikasi, sesuai jadwal produksi.

Jadi ketika pesanan Anda sedikit, kemungkinan besar pabrik akan menggabungkan pesanan Anda dengan pesanan lain untuk menutupi biaya. Hal ini sendiri tidak ada yang salah, namun jika tidak ada pesanan lain untuk produk yang sama pada saat Anda memesan, maka supplier akan mengesampingkan pesanan Anda dan mengatur produksi bersama ketika ada pesanan lain untuk produk yang sama.

Gabungkan pelanggan dan produk

Dengan menggabungkan klasifikasi pelanggan dengan klasifikasi produk, pemasok dapat melihat dengan jelas status setiap pesanan.

Menurut klasifikasi ini, pemasok akan menyusun rencana operasi produksi untuk kuartal berjalan.

Dengan cara ini, di satu sisi, komunikasi antara penjualan dan pelanggan kondusif, dan jika kapasitas produksi tidak mencukupi, pesanan penting dari pelanggan penting dapat dijamin.

Di sisi lain, hal ini juga kondusif bagi organisasi produksi, proses yang sama dan produk material yang sama menggabungkan produksi, meningkatkan efisiensi produktivitas, menghemat biaya.

Gulung rencananya

Pabrik akan menerima beberapa pesanan darurat setiap hari. Setelah menyortir pesanan, pihak pabrik akan menentukan mana yang benar-benar mendesak dan mana yang tidak perlu diatur terlebih dahulu.

Rencananya bergulir, yaitu setiap hari jadwalnya sebenarnya 80% dari kapasitas produksi, dan di 80% ini mungkin 20% pesanan bisa ditunda. Dengan cara ini, pesanan yang benar-benar mendesak pada hari itu dijamin akan selesai. Artinya menggunakan 20% dari kapasitas yang tidak diatur untuk menyelesaikan pesanan mendesak hari itu. Tentu saja, ketika volume pesanan mendesak suatu hari melebihi 20%, ada dua pertimbangan: yang pertama adalah mengatur lembur, dan yang lainnya adalah menunda 20% pesanan yang tidak penting.

Dengan cara ini, rencana digulirkan, di satu sisi untuk memastikan prioritas pesanan, di sisi lain tempat produksi tidak mudah terganggu.

Ini adalah beberapa metode penjadwalan yang paling umum di pabrik-pabrik Tiongkok.

Mengapa pemasok Tiongkok selalu menunda pengiriman?

Setiap pembeli akan menghadapi masalah keterlambatan pengiriman dalam pekerjaannya. Dari awal pemesanan hingga akhir pengiriman, tampaknya merupakan tugas yang sangat sederhana, namun pemasok tidak pernah dapat menyelesaikan pengiriman tepat waktu. Meskipun pemotongan pembayaran dapat menjadi hukuman, namun hal ini tidak memberikan dampak apa pun terhadap pengiriman.

Sebelum kita mulai, mari kita analisa bagaimana produk tersebut diproduksi. Kita semua tahu bahwa setiap produk membutuhkan puluhan bahkan ratusan suku cadang. Beberapa dari ratusan suku cadang ini diproduksi oleh pabrik, dan ada pula yang perlu dibeli dari tempat lain. Mulai dari persiapan bahan baku, pemeriksaan, kutipan, evaluasi pabrik, dan konfirmasi sampel, produksi pesanan, seluruh proses ini memakan banyak waktu.

Menganalisis dari segi waktu, keterlambatan pengiriman dapat dimengerti. Namun dari sudut pandang perusahaan, hal tersebut tidak diperbolehkan. Apa yang harus dilakukan pembeli saat ini?

Dalam banyak kasus, alasan keterlambatan pengiriman pesanan adalah sebagai berikut?

1. Dalam hal status produksi: kapasitas produksi terisi penuh dan pesanan tidak dapat dimasukkan ke dalam produksi. Misalnya, ketika bahan baku tidak tersedia tepat waktu, pemasok sering kali lupa memperkirakan kondisi bahan mentah saat mereka merespons pembeli mengenai pengiriman. Kebanyakan pemasok hanya memperkirakan kapasitas produksi harian mesin dan peralatan. Ketika terjadi kekurangan bahan baku atau bahan masuk, mereka hanya bisa diam saja. Jadi ketika membahas tanggal pengiriman, sebaiknya tanyakan status persediaan bahan baku, seperti asal, pasar, kualitas, dan tanggal pengiriman.

2. Dari segi teknologi produksi: karena jumlah pesanan terlalu sedikit, pemasok menggabungkan beberapa pesanan untuk diproduksi.

Dalam proses ini, banyak tenaga penjual yang akan memberikan berbagai janji demi memenangkan pesanan Anda, serta menjelaskan permasalahan yang terjadi selama proses produksi. Saat pesanan resmi diproduksi, ternyata bahannya memiliki spesifikasi khusus dan cetakannya memiliki spesifikasi khusus. Banyak masalah dalam produksi yang tidak ditemui atau diperkirakan dalam pembuktian.

Atau pemrosesan sekunder atau perawatan permukaan produk tidak berjalan dengan baik dalam rantai pasokan, sehingga menyebabkan masalah tidak dapat diselesaikan dan memengaruhi tanggal pengiriman. Oleh karena itu, ketika mendiskusikan tanggal pengiriman dengan pemasok, perhatikan sikap pemasok terhadap masalah produksi. Sebaiknya beritahukan kepada supplier permasalahan yang dihadapi sebelumnya dan perhatikan penanganan selama proses produksi. Bagi pemasok yang menepuk dada mereka untuk memastikan tidak akan ada masalah, berhati-hatilah.

3. Dari segi manajemen produksi: teknologi produksi tidak dapat memenuhi kebutuhan. Tingkat cacat dan tingkat kerja berat dalam proses produksi terlalu tinggi. Rencana produksi tidak tepat. Inspeksi pengiriman internal gagal.

Hal ini terutama tercermin pada kondisi peralatan. Meskipun beberapa pabrik memiliki peralatan lengkap, tingkat pemanfaatan peralatan tidak tinggi, dan pemeliharaan sering dilakukan. Produksi sudah penuh dan tidak ada mesin berlebih untuk diproduksi.

Banyak tenaga penjualan akan mengatakan bahwa saya akan mengatur untuk memasukkan pesanan Anda\ ke dalam produksi. Ini hanyalah sarana bagi tenaga penjualan untuk menstabilkan pelanggan. Saat dia mengatakan hal ini kepada Anda, dia juga mengatakan hal yang sama kepada pelanggan lain.

Jadwal produksi suatu pabrik diselesaikan bersama-sama oleh banyak departemen. Tenaga penjualan akan menyerahkannya ke departemen manajemen produksi setelah menerima pesanan. Jadwal produksi yang ditetapkan oleh departemen manajemen produksi tidak dapat diubah sesuka hati. Pembeli harus menerima hal ini, memperhatikan jadwal produksi pemasok, kapasitas mesin, pemeliharaan peralatan, dan status pemeliharaan saat mengevaluasi pabrik sebelum melakukan pemesanan.

4. Manajemen personalia: Meskipun banyak mesin telah menggantikan tenaga kerja, kekurangan tenaga kerja masih merupakan masalah yang tidak dapat dihindari. Gaji karyawan pabrik, tingkat pergantian karyawan, kualitas karyawan, dll. semuanya mempengaruhi produksi normal pabrik dan dengan demikian mempengaruhi pengiriman normal. Tentu ada faktor lain, seperti sumber daya produksi, kekurangan material, fasilitas sosial (air, listrik), dll.

Tentu saja, kami tidak mengesampingkan manajemen jadwal yang buruk, kegagalan menerapkan sistem kendali mutu, estimasi waktu pengiriman yang salah, dokumen pengiriman yang salah, penawaran yang salah, kurangnya tanggung jawab pemasok, dll.

Tentu saja, terkadang pembeli juga bertanggung jawab atas keterlambatan pengiriman pemasok. Harap diingat:

• Sudahkah Anda memperjelas semua kebutuhan Anda untuk produk tersebut?
• Apakah pemasok Anda menyetujui tanggal pengiriman yang Anda minta?
• Sudahkah Anda memberikan rancangan desain kepada pemasok tepat waktu?
• Apakah Anda selalu mengonfirmasi sampel dari pemasok tepat waktu?
• Sudahkah Anda mengubah desain produk setelah melakukan pemesanan?

Jika tidak, bagus. Jika demikian, Anda harus terlebih dahulu memperbaiki proses kerja Anda, lalu memeriksa apakah pemasok mengalami perilaku pengiriman yang tertunda.

Solusi atas keterlambatan pengiriman

Keterlambatan pengiriman tentu akan membawa beberapa kerugian bagi pembeli, seperti berkurangnya kepuasan pelanggan, sehingga mengakibatkan tambahan biaya logistik, kehilangan pelanggan, terlewatnya musim penjualan dan lain sebagainya. Singkatnya akan menimbulkan banyak dampak negatif pada bisnis pembeli.

Lalu ketika keterlambatan pengiriman akan atau sudah terjadi, apa yang harus dilakukan pembeli untuk mengurangi kerugian dan melindungi kepentingannya?

1. Pengiriman dalam batch. Pengiriman secara angsuran, disebut juga pengiriman dengan angsuran, adalah pengiriman barang berdasarkan kontrak dalam beberapa tahap atau beberapa kali. Dalam perdagangan internasional, dimana jumlahnya banyak, atau dibatasi oleh sumber barang, kondisi transportasi, penjualan pasar atau kondisi modal, maka perlu dilakukan pengiriman atau kedatangan secara angsuran, klausul pengiriman angsuran ditetapkan dalam kontrak penjualan. . Agar tidak membuat pelanggan kehabisan stok dan mempengaruhi penjualan, metode pengiriman secara batch dapat dipertimbangkan. Pembeli dapat meminta pemasok untuk mengatur pengiriman produk jadi dalam jangka waktu pengiriman. Jika keterlambatan disebabkan oleh kesalahan pemasok, pemasok mungkin diharuskan membayar biaya tambahan ongkos angkut yang timbul karena pengiriman sebagian.

2. Mengoptimalkan rencana logistik untuk mengganti hilangnya waktu dalam proses produksi.

Pemasok diharuskan mengubah metode transportasinya dan menggunakan metode transportasi yang lebih cepat. Misalnya angkutan laut diubah menjadi angkutan udara, dan angkutan udara diubah menjadi angkutan ekspres. Meskipun waktu pengangkutan jauh lebih singkat, biayanya juga jauh lebih tinggi. Oleh karena itu, cara ini lebih cocok untuk pesanan dengan produk yang lebih sedikit. Untuk pesanan dalam jumlah besar, cara ini biasanya tidak digunakan sebagai pilihan terakhir.

3. Gunakan sisa waktu yang ada untuk segera meningkatkan kapasitas produksi. Hal ini terutama bergantung pada apakah pemasok dapat melakukannya. Jika pemasok dapat meningkatkan kapasitas produksi dengan bekerja lembur dan merekrut pekerja sementara untuk memastikan pengiriman tepat waktu, itu adalah pilihan terbaik. Namun perhatikan juga masalah pemasok yang menurunkan standar kualitas untuk mengejar ketertinggalan.

4. Hubungi atasan pemasok. Dalam banyak kasus, tenaga penjualanlah yang menghubungi pelanggan, dan hak mereka terbatas. Mereka tidak dapat mengganggu pengaturan pabrik, dan pabrik tidak akan mendengarkan tenaga penjualan. Cara terbaik saat ini adalah menghubungi atasan pemasok. Bos pemasok Tiongkok memiliki hak yang tidak terbatas. Asalkan bos berjanji, bisa saja.

5. Sesuai kontrak, memberitahukan pemasok untuk membatalkan kontrak pembelian. Dan mewajibkan pemasok untuk mengganti kerugian ekonomi sesuai dengan kontrak, sekaligus memilih pemasok baru atau mencari pemasok cadangan untuk dibeli.

7 tips menghindari keterlambatan pengiriman

Keterlambatan pengiriman adalah masalah besar. Pemasok selalu menyebabkan keterlambatan pengiriman karena berbagai alasan. Pada akhirnya, pelanggan tidak punya pilihan selain marah dan terpaksa menerima. Anda tidak dapat terbang ke China untuk memesan masalah pemasok! Maka timbul pertanyaan, bagaimana cara menghindari keterlambatan pengiriman?

1. Ringkaslah kebiasaan produksi pabrik dan tentukan jangka waktu pengiriman normal. Jika hubungan dengan pabrik baik, Anda dapat memberikan beberapa saran kepada pabrik untuk meningkatkan manajemen. Lebih baik mencari penyebabnya daripada mencari alasannya.

2. Memilih pemasok sangatlah penting. Jangan mencari pabrik yang besar dan mendominasi, tetapi carilah yang berskala menengah atau kecil (dengan nilai dukungan), kualitas yang baik, dan tingkat kerjasama yang tinggi.

Biarkan pabrik memberikan tanggal mulai produksi pesanan, keluaran rutin harian, dan perkiraan tanggal akhir. Jika pabrik menganggap Anda sebagai pelanggan utamanya, Anda bahkan dapat meminta mereka membuat jadwal produksi dan memperbaruinya untuk Anda setiap beberapa hari, sehingga Anda dapat memahami situasi produksi dengan lebih jelas.

3. Pemasok yang sering menunda pengiriman secara tidak langsung akan mempengaruhi biaya dan keuntungan Anda. Oleh karena itu, disarankan untuk mengevaluasi pemasok secara berkala.

4. Sering berkomunikasi dengan pemasok untuk memahami pesanan terkini dan status produksi mereka. Ketika pabrik sedang dalam kesulitan, seperti melakukan pemesanan ke pabrik di luar musim, hal ini dapat membantu pabrik mengatasi kesulitan tersebut dan bahkan menyelamatkan nyawa pabrik. Dengan cara ini, pabrik akan melakukan yang terbaik untuk membantu Anda selama musim puncak. Sebaliknya, pabrik mengatur pesanan Anda sampai akhir ketika sedang sibuk.

5. Jangan sepenuhnya percaya pada pabrik, terkadang pabrik akan ditekan untuk memberi tahu Anda bahwa barang sudah jadi. Anda harus meminta pabrik untuk mengambil beberapa foto untuk menunjukkan bahwa mereka telah menyelesaikan produksinya. Bahkan menyewa perusahaan layanan sumber Tiongkok untuk membantu Anda pergi ke pabrik guna memeriksa situasi produksi sebenarnya dan kemajuan pabrik kapan saja.

6. Untuk beberapa pesanan dengan persyaratan waktu pengiriman yang relatif tinggi, beri tahu pabrik bahwa penundaan pengiriman tidak boleh melebihi * hari, jika tidak, jadwal pengiriman akan tertunda. Konsekuensinya ditanggung oleh pabrik.

7. Pesanan dalam jumlah besar perlu diberitahukan ke pabrik terlebih dahulu untuk menghindari situasi di mana pabrik sedang sibuk dan pelanggan lain telah menjanjikan pengiriman. Usahakan agar pabrik mengetahui siklus pesanan Anda sehingga pabrik dapat mempertimbangkan Anda dalam rencana produksi.

Bagaimana cara memantau kemajuan produksi？

Mengevaluasi pemasok secara ketat adalah hal terpenting sebelum melakukan pemesanan, dan hal terpenting setelah melakukan pemesanan adalah menindaklanjuti kemajuan produksi pabrik dan memantau kemajuan proses perantara.

Artikel ini akan memperkenalkan beberapa node yang perlu Anda pantau setelah melakukan pemesanan. Memungkinkan Anda menemukan faktor abnormal yang memengaruhi efisiensi melalui pemantauan kemajuan produksi untuk memastikan bahwa produk dikirim dalam kualitas dan kuantitas sesuai jadwal.

Meskipun berbagai industri produksi memiliki strategi berbeda dalam memantau jadwal produksi, poin utamanya selalu sama! Untuk monitoring kemajuan produksi, biasanya kami melakukan: monitoring sebelum produksi dan monitoring saat produksi.

Pemantauan praproduksi yaitu rencana produksi, status persiapan bahan, status personel, status persiapan peralatan, konfirmasi status informasi produk. Kita harus tetap berhubungan dekat dengan pemasok, menanyakan perkembangan pemasok saat ini, dan membiarkan pemasok mengambil foto untuk membuktikan keasliannya.

Jika Anda bertanya kepada pihak pabrik bagaimana dengan persiapan bahannya, jika pihak pabrik tidak memberikan jawaban yang tepat pada hari apa bahan tersebut akan disimpan, maka sebaiknya Anda fokus untuk menindaklanjuti pekerjaan tersebut. Tanyakan kepada pemasok tentang kesiapan material setiap beberapa hari dan berikan tekanan pada pemasok untuk menangani masalah ini dengan serius.

Pemantauan dalam produksi. Perhatikan frekuensi dan alat pemantauan kemajuan, verifikasi status pemeriksaan, verifikasi produk setengah jadi, verifikasi status penyimpanan. Anda dapat menanyakan jumlah produk setengah jadi atau produk jadi 10 hari setelah pemasok memberi tahu Anda bahwa pesanan sedang dalam produksi untuk memperkirakan kapasitas harian pabrik dan perkiraan waktu pengiriman. Untuk pesanan yang sangat banyak, Anda bahkan dapat meminta pemasok untuk memperbarui jadwal produksi pesanan kepada Anda secara berkala.

Hal yang paling buruk bukanlah penundaan, tetapi pemasok tidak akan berinisiatif memberi tahu Anda bahwa ada masalah dengan pesanan. Mereka selalu memberitahu Anda bahwa mereka harus menunda pengiriman ketika tanggal pengiriman akan segera tiba, sehingga Anda lengah. Oleh karena itu, sangat penting untuk memantau perkembangan pesanan, sehingga kita dapat mengetahui keadaan pesanan yang sebenarnya, mengetahui dan mendiskusikan solusinya dengan pemasok segera jika ada masalah.

Kesimpulan

Dalam praktiknya, situasinya mungkin lebih sulit bagi pembeli, namun selalu ada lebih banyak solusi daripada kesulitan. Kuasai dua keterampilan inti – mengevaluasi pemasok dan mengikuti pesanan – dan tidak akan ada lagi keterlambatan pengiriman.