Bagaimana cara berkomunikasi dengan pemasok ketika pengiriman tertunda?

Dalam pekerjaan pengadaan, harga, kualitas dan tanggal pengiriman dapat dikatakan sebagai tiga aspek inti. Namun nyatanya, banyak pembeli yang terlalu memperhatikan harga dan kualitas, serta kurang memperhatikan waktu pengiriman. Menyebabkan keterlambatan pengiriman dan membawa kerugian bagi diri Anda sendiri.

Mari kita analisa penyebab utama keterlambatan pengiriman, seperti:

①Pasokan bahan baku tidak tepat waktu, dan produksi menunggu;

②Kesalahan masuk dan pemakaian menyebabkan kesalahan produksi;

③ Seringnya terjadi perubahan dalam rencana produksi;

④Kemasan tidak tepat waktu;

⑤Kontrol kualitas tidak dilakukan selama proses produksi, menyebabkan pengerjaan ulang dan penundaan;

⑥ Barang dalam jumlah kecil tidak dapat diproduksi secara terpisah, dan akan diproduksi bersamaan dengan pesanan lain, dll.

Ada masalah yang perlu diselesaikan. Mengeluh dan menuduh secara membabi buta tidak akan membantu menyelesaikan masalah, hanya akan menjerumuskan diri ke dalam emosi negatif.

Sebagai pembeli, bagaimana saya bisa menjelaskan kepada atasan saya ketika saya mendengar pemasok mengatakan bahwa tanggal pengiriman akan tertunda?

Berikut ini adalah alasan umum bagi pemasok untuk menunda tanggal pengiriman:

①Persediaan bahan baku terbatas dan pengiriman terlambat

②Pabrik pengemasan terlalu sibuk dan material tertunda

③Penjatahan daya musim panas dan konsumsi daya puncak

④Sistem saluran listrik industri lokal ditingkatkan dan listrik padam

⑤Waktu pemeriksaan komoditas tertunda

⑥Mesin rusak, mesin dirawat, dan mesin baru diganti

⑦Cetakan rusak, ganti dengan cetakan baru

⑧ Liburan tiba

⑨AC di bengkel rusak di musim panas dan suhunya terlalu tinggi. Demi keselamatan pekerja, pemeliharaan dihentikan sementara.

⑩QC menemukan kesalahan pada barcode yang tercetak pada paket dan mengulangi paket tersebut

⑪Truk di jalan pengiriman perusahaan logistik mogok

⑫ Kabut tebal di pelabuhan (di bawah CIF)

⑬ Rekonstruksi dan relokasi pabrik

⑭ Para pekerja melakukan pemogokan karena rendahnya upah, dan mereka tidak punya pilihan selain berhenti.

Pemasok mempunyai berbagai alasan atau dalih. Jika Anda seorang pembeli dengan pengalaman pembelian bertahun-tahun, Anda akan segera mengetahui metode ini.

Lalu bagaimana cara menghindari masalah seperti ini dan bagaimana cara mengatasinya jika hal itu terjadi?

①Terkadang Anda harus memiliki waktu yang fleksibel untuk memperhitungkannya, dan memberi diri Anda sedikit ruang untuk menghadapi masalah yang tidak terduga.

②Kebiasaan produksi pabrik, tentukan jangka waktu pengiriman normal, jika Anda memiliki hubungan baik dengan pabrik, Anda dapat memberikan pendapat atau saran kepada pabrik untuk meningkatkan manajemen. Lebih baik mencari alasannya daripada mencari alasannya.

③Pemasok sangat penting. Jangan mencari pabrik yang besar dan mendominasi, tetapi carilah yang berskala menengah atau kecil (yang mempunyai nilai dukung), dengan kualitas yang baik, koordinasi yang tinggi, dan manajemen yang tidak henti-hentinya.

Biarkan pabrik memberikan tanggal mulai produksi pesanan, keluaran rutin harian, dan perkiraan tanggal akhir. Di beberapa pabrik, jika Anda adalah pelanggan utamanya, Anda bahkan dapat meminta mereka membuat formulir dan mengirimkan jadwal produksi kepada Anda setiap beberapa hari, sehingga Anda dapat memahami situasi produksi dengan lebih jelas.

④Supplier yang mengalami keterlambatan pengiriman secara tidak langsung akan menurunkan citra perusahaan Anda di benak pembeli. Oleh karena itu, disarankan untuk mengevaluasi pemasok secara berkala.

⑤Selalu berkomunikasi dengan pemasok untuk memahami pesanan terkini dan status produksi mereka.

Ketika pabrik berada dalam masa sulit, seperti di luar musim, beberapa pesanan lebih memilih keuntungan yang lebih rendah dan bersikap tegas. Kemudian, hasilkan lebih sedikit uang, namun hal ini dapat membantu pabrik mengatasi kesulitan dan bahkan menyelamatkan nyawa pabrik. Dengan cara ini, pabrik akan melakukan yang terbaik untuk membantu Anda selama musim puncak. Sebaliknya, pabrik akan mengabaikan Anda saat sedang sibuk.

⑥ Jika Anda benar-benar mempercayai pabriknya, terkadang pabrik akan ditekan untuk memberi tahu Anda bahwa barang telah dibuat. Jika Anda dekat, Anda dapat sering mengunjungi pabrik untuk melihat status dan kemajuan produksinya. Jika jauh, Anda dapat meminta pabrik untuk mengizinkan mereka mengambil beberapa foto untuk dilihat. Jangan bilang ingin melihat, tapi pelanggan ingin melihat.

⑦Untuk pesanan dengan waktu pengiriman yang relatif lama, beritahukan pelanggan pabrik untuk membuat pesanan L/C sendiri, dan penundaan pengiriman tidak boleh lebih dari 5 hari, jika tidak, jadwal pengiriman akan tertunda dan pengiriman akan berisiko. Biasanya, Anda terus mengikuti dan melakukan beberapa hal, dan persyaratannya lebih tinggi. Seiring berjalannya waktu, pabrik dengan sendirinya akan meningkatkan kesadaran dan kerjasama mengenai waktu pengiriman.

⑧Tanggal pengiriman pesanan harus disisihkan sedikit waktu lagi

Banyak supplier di pabrik yang khawatir dengan datangnya barang besar secara tiba-tiba, tanpa seks dan periodisitas, misalnya mereka sibuk melakukan pemesanan dalam jumlah besar padahal Anda sangat sibuk. Jika Anda mengikuti pesanan Anda, pihak pabrik tentu sangat senang bekerja sama.

Seperti ini, jika Anda melakukan pemesanan dan arus penumpang dalam jumlah besar, komunikasikan dengan pemasok untuk memahami bagaimana rencana produksi pemasok diatur. Anda akan sangat rileks.

Suatu kali, pemasok saya tidak memberi tahu saya sebelumnya dan mulai meningkatkan jalur produksi. Menyebabkan keterlambatan pengiriman 20 hari. Dan alasan keterlambatan pengiriman mereka mungkin mengatakan demikian.

① Akhir-akhir ini pesanan terlalu banyak dan produksi terbatas. Kami telah memperpanjang jam kerja shift malam. Akibatnya, beberapa pekerja mengadu kepada kami di biro tenaga kerja setempat. Tidak ada cara lain selain menghentikan shift malam dan menerima penyelidikan dari departemen setempat. Diperkirakan tanggal pengiriman banyak pesanan akan terpengaruh. Setelah penyelidikan, kami akan melakukan segala kemungkinan untuk mengejar barang tersebut. Namun, waktu pengiriman mungkin tertunda satu bulan. Jika Anda ingin barangnya terburu-buru, kami dapat mengirimkan sejumlah barang secara terburu-buru dan mengirimkannya. Semoga bisa dimengerti!

②Akhir-akhir ini, pesanan terlalu banyak dan produksinya ketat. Kami telah menambahkan shift terlambat kepada para pekerja. Karena kelelahan, seorang pekerja terluka saat bekerja. Departemen tenaga kerja setempat ikut campur dalam penyelidikan ini. Kami tidak punya pilihan selain menghentikan produksi dan bekerja sama dalam penyelidikan. Diperkirakan tanggal pengiriman banyak pesanan akan terpengaruh. Setelah penyelidikan, kami akan melakukan segala kemungkinan untuk mengejar barang tersebut. Namun, tanggal pengiriman mungkin tertunda satu bulan. Jika Anda ingin barangnya terburu-buru, kami dapat mengirimkan sejumlah barang terlebih dahulu, harap mengerti!

Tapi karena barang saya tidak terburu-buru, akhirnya saya setuju. Jadi ketika kita membeli suatu barang, kita harus mempertimbangkan berbagai faktor. Jangan berpikir terlalu sederhana. Jika tidak, Anda sendiri yang harus menanggung akibatnya.